A jó rendezvényszervező TOP 5

Higgadt

Egy nemzetközi táncverseny főszervezőjéről kiderült, hogy nem áll a helyzet magaslatán, sem emberileg, sem anyagilag, sem szakmailag. Ügyesen vezetett félre mindenkit. Az eseménynek otthont adó helyszín értékesítőjeként, rendezvényszervezőként arra koncentráltam, hogy a vendégek, a fellépők ne érezzék a háttérben zajló nem éppen pozitív folyamatokat. Valóban nagyon sokat dolgoztam, bátran kijelenthetem, hogy mindent megtettem a kollégáimmal együtt, hogy a legjobbat hozzuk ki a helyzetből.

A főszervező azzal hálálta meg, hogy hozzá nem értő, tehetségtelennek nevezett a vendégtérben, hangosan kiabálva. Az első reakcióm az volt, hogy hasonló stílusban válaszolok, és szélsebesen hazamegyek, semmit sem törődve a rendezvénnyel. Ez nagyjából 4 és fél másodpercig tartott. Kulturáltan kikértem magamnak a hangot, visszautasítottam a sértéseket, és visszatértem a munkához, éppen szünet volt és ellenőrizni kellett a bekészítéseket. Ugyanez a főszervező este, a versenynap végén meghívta a bírókat egy vacsorára, költséghatékonyan. Amikor megérkezett a pizza, a főszervezőnek nem volt pénze, tőlünk kért költsön, hogy ki tudja fizetni a futárt. Adtunk neki.

Gyors

Vidéken volt rendezvényem, kis létszámú, csapatépítés egy banknak. A szervezésen túl nem igényelték, hogy végig a helyszínen legyek. Békésen aludtam, amikor éjfél után megszólalt a telefonom, a szállodából hívtak. Az egyik vendég bátorra és erősre itta magát, úgy gondolta, hogy átgyalogol a csukott üvegajtón.

A sztori több sebből is vérzett, a sérült vendég nem akart orvost, mondván nem súlyos a dolog, a többi vendég megijedt és kiabált, a recepciós aggódott. Gyorsan fel kellett ébredni, és döntést hozni. A vendég aláírta, hogy elismeri hogy ő volt a hibás, és természetesen orvoshoz vitték még az éjjel, aki szakszerűen ellátta. Lett új üveg az ajtóba, és a vendég is rendbe jött.

Költséghatékony

Egészségügyi szakdolgozói konferencia szervezése szép  és nehéz feladat. Szembesültünk vele, hogy a kórházaknak milyen kevés pénzük van és hogy a cégek gondolkodás nélkül támogatják az orvos konferenciákat, de sokkal kevésbé adakozók, ha szakdolgozókról van szó. Kétévente vért izzadtunk, hogy összejöjjön a pénz. A szállodára, technikára, utazásra, valami kis programra. Szponzor keresés, alkudozás, száz telefonhívás, sok humor, dühös pillanatok, hosszú fárasztó esték, rengeteg összeadás-kivonás-osztás-szorzás, de sikerült minden alkalommal színvonalas, színes, jó hangulatú rendezvényeket összehozni.
Ehhez tudni kell, hogy kitől, mit, hogyan és mikor kérjünk.

És hogy kinek, mit, hogyan és mikor ígérjünk.
Nem mindig a pénz a megoldás, a szolgáltatások cseréje is jó üzlet. Egy szállodást összehozni egy gyógyszergyártó cég képviselőjével, aki partnertalálkozót szervez; egy gyógyászatai segédeszközgyártónak, aki esküvőjét tervezi bemutatni a DJ-t sokat dob a sztorin. Minden fél érzi, hogy nem csak adott, nem csak egyirányú alkudozás volt, hanem kapott is valamit. Ha mást nem is, csak egy mosolyt, amikor legközelebb a gégészetre ment, és megismerte a nővérke, akkor is megérte!

Szerencsés

A várban szerveztem gálavacsorát egy nagy külföldi cégnek. Próbaétkezések, különleges fellépők, híres zenekar, elegáns menüsor, hozzáillő borsor, fehér kesztyűs felszolgálók. Forgatókönyv 1.0, 4.0, 7.0, sok egyeztetés, megbeszélés, változtatás, visszatérés az eredetihez. Ez kell, ez nem kell, mégis, mégse.

Elkezdődött az este, már érkezetek a vendégek, welcome drink, koktélok, jégtáncos fellépők. Lassan eljött a beszéd ideje, amikor is feltette a kérdést a megrendelő, hogy mikor viszik körbe a pezsgőt a beszéd utáni koccintáshoz. Az egyik szemem nyugodt volt, a másikban egy óriási kérdőjel. Pezsgő? Azt lehúztuk, arról volt szó mégsem lesz rá szükség, a vendégek kezében van már pohár, koktélos, vizes, pálinkás, ki mit választott érkezéskor. Az 5.0-ás forgatókönyvben még valóban szerepelt, de… De nincs de.

Feladat volt és hozzá 15 perc. Ennyi idő alatt még csak csak kifutunk a sarki éjjel-nappaliba pezsgőért, kicsit kevesebbet öntünk fejenként, mint szokás, hogy elegendő legyen, de honnan szerzünk ennyi vendégnek pezsgős poharat?!
És itt jön az, hogy a rendezvényszervező szerencsés, ha jól választ catering céget. Egy pillanat alatt előkerültek a tálcák, a dobozokból a pezsgős poharak, a behűtött 3 féle pezsgő, és indultak is a felszolgálók a vendégtérbe a koccintáshoz felkészülve. A catering cég vezetője, aki természetesen már majdnem mindent látott és tapasztalt, a forgatókönyv ellenére úgy döntött hozat ki felszerelést a pezsgős koccintáshoz. Hátha.

Felkészült

Murphy szerint ami elromolhat, az el is romlik.
Esküvőt szerveztem vidéken, különleges helyszínen, Vas megyében, egy román kori templom rom kertjében. A buli ugyan csak 120 fős volt, de extra igényekkel.

Hajnal óta bemicroportozva kint voltam a műveleti területen és irányítottam a 70 fős stábot. Próbáltunk felkészülni a felkészülhetetlenre is, még az OMSZ-hez is forródrótunk volt a szabadtéri ceremónia miatt. Az ételt egy budapesti party service szállította, konyhasátruk mellett elbújhatott volna sok étterem konyhája. Németországból érkezett a virágos-dekoratőr. Biztonsági őrök csapata őrizte a területet. Vonósnégyes, lovashintó, lakóautó a stábnak, konténeres mobil mosdók, mintha egy 5*-os szállodát kivittünk volna a kertbe.

Érkeztek a vendégek, csodás idő volt, minden és mindenki a helyén. A menyasszonnyal éppen elindult a hintó a hotelból, amikor a vőlegény méregdrága, csináltatott öltönyén jogfolytonossági hiány lépett fel. Hát varrónővel nem készültünk! Recepciós múltamból fakadóan (a jó recepciósnál mindig van varrókészlet, óvszer és harisnya) gyorsan megkerestem a tűt meg a cérnát, és a színfalak mögött összeférceltem a vőlegényt. Szakadt ruhában mégse lehet kimondani az igent!

+1 Mosolygós

Pont ugyanannyiba kerül morcosnak lenni, mint mosolyogni. Morcos ember nyerhet csatát, sőt háborút is, de jó rendezvényt csak mosolygós ember szervezhet! 🙂

Leave a Comment

Start typing and press Enter to search